Dansk Lagotto Klub

Specialraceklub for Lagotto Romagnolo under DKK

Bestyrelse har p.t. følgende arbejdsfordeling

Bestyrelsens hovedopgave er at:

 

  • være loyale overfor de beslutninger, generalforsamlingen har truffet og lede foreningen mellem generalforsamlingerne
  • sikrer, at der er sammenhæng mellem foreningens formål og aktiviteter
  • sikrer, at vedtægterne overholdes
  • styrer økonomien og udarbejder og følger op på budgetter
  • sikrer, at foreningen lever op til sine forpligtelser overfor medlemmer og frivillige 
  • sikrer, at medlemmer har indsigt i og indflydelse på foreningen
  • repræsenterer foreningen over for omverdenen
  • engagere flere medlemmer i udvalg, arbejdsgrupper og lignende
  • fungerer som arbejdsgiver, hvor omfang måtte være nødvendig evt. ved aftaler med løn
  • støtte op om udvikling og uddannelse, der måtte fremme og tilgodese klubbens aktiviteter


Gældende for alle bestyrelsesmedlemmer:

  • skal være medlem af DKK
  • vælges normalt for 2 år
  • er med til at fordele arbejdsområder, når bestyrelsen har konstitueret sig
  • varetage forespørgsler vedr. lagottoracen. Evt formidle kontakt i denne henseende
  • sikrer, at der tages initiativ til nye tiltag i foreningens aktiviteter, alt ud fra foreningens målsætning og idégrundlag, og følger op omkring de uddelegerede områder
  • være velinformeret om foreningens drift og status
  • modtage post/mails og følge op på disse, uddelegere om nødvendig og informere om relevante handlinger
  • holde sig orienteret om foreningens hjemmeside og mail-lister
  • være en del af div. aktivitetsudvalg og deltage hvor muligt
  • prioritere bestyrelsens månedlige skypemøder, og komme til generalforsamling


Formandens opgaver er at:

  • ansvarlig for klubbens trivsel
  • ansvarlig ved bestyrelsesmøder og til foreningens andre møder med mindre dette er uddelegeret
  • i et godt samarbejde med DLKs valgte bestyrelse at fordele og uddelegere foreningens tilkommende opgaver, der ikke ligger under allerede fordelte funktioner/opgaver
  • er kontakt til DKK og andre samarbejdspartnere, når ikke andet er aftalt
  • involveret i rammeaftaler der vedrører klubben
  • foretage lokalereservationer efter aftale på bestyrelsesmøder og kendskab til opgaven, med mindre dette uddelegeres
  • udfærdige relevante skrivelser, hvis ikke andet er aftalt i bestyrelsen.
  • udarbejde det årlige budget i samarbejde med intern- og ekstern kasserer til endelig godkendelse på et bestyrelsesmøde – senere på generalforsamling.  
  • ansvarlig for årsberetning på generalforsamling


Næstformandens opgaver er at:

  • indkalder til bestyrelsesmøder med skriftlig dagsorden, som udsendes rettidig med relevante bilag. Næstformanden er ordstyrer på bestyrelsesmøderne
  • er stedfortræder for formanden ved dennes fravær eller ved andre aftaler
  • overtager formandsposten, dersom formanden måtte gå i utide, med mindre anden løsning er aftalt
  • opretholde overblik over foreningens drift, arrangementer, ect.


Sekretærens opgaver er at:

  • tage sig af nye indmeldelser
  • føre medlemsliste og holde denne up to date med info. til klubben kasserer
  • skrive kortfattet beslutningsreferat ved bestyrelsesmøder og generalforsamling
  • sende referat til godkendelse til alle i bestyrelsen inden for 5 dage efter afholdt bestyrelsesmøde
  • lægge referat på klubbens g-drev 
  • offentliggøre mødereferatet på foreningens hjemmeside i samarbejde med webmaster når bestyrelsesmedlemmerne har godkendt referatet
  • stå for nyhedsmails på hjemmesiden i samarbejde med webmaster
  • forestå PR og evt. tegninger af sponsorater i samarbejde med andre i bestyrelsen


Webmasters opgave er at:

  • varetager henvendelser med ansvar overfor bestyrelsen og skal således følge den linje, der lægges af bestyrelsen om hjemmesidens indhold, såvel generelt som konkret.
  • sikre at hjemmesidens oplysninger altid er aktuelle, korrekte og dokumenterede. 
  • holde hjemmesiden ajour
    • lægge div. referater op
    • lægge billeder op
    • lægge informationer om ture og andre arrangementer i klubbens regi op
    • fjerne uaktuelle informationer og lægge dem i arkiv
    • sørge for at fjerne døde link
  • henvendelser fra brugere/medlemmer skal vendes med relevante bestyrelsesmedlemmer for enighed om tilretning
  • foretage korrekturlæsning på materiale, der ønskes, at blive lagt op.
  • holde sig orienteret om opdateringer og liggende på det system hjemmesiden bygger på 

Webmasteren må ikke uden bestyrelsens samtykke ændre i hjemmesidens udformning og indhold ud over ovenstående ønskede funktioner der skal fungere i dagligdagen.

 


Kassererens opgaver er at:

  • er ansvarlig for klubbens regnskab og eksterne kasserer
  • ansvarlig for at der holdes regnskab med udgifter til f.eks. porto, leje af lokale, udgifter til merchandise. Ved udgifter som ikke er vanlige eller udgifter i størrelsesordenen 300-500 kr. udveksles sms med formand, som sikkerhed, før udbetaling
  • ansvarlig for at der holdes regnskab med indtægter, herunder medlemskontingenter og indtægter fra arrangementer, betalinger fra medlemmer ift. arrangementer via foreningens aktivitetskonto eller MobilePay
  • ansvarlig i samarbejde med eksterne kasser at lave regnskab
  • udarbejde det årlige budget i samarbejde med formand og eksterne kasser til endelig godkendelse på et bestyrelsesmøde – senere på generalforsamling med fremlæggelse af dette i tilfælde af ekstern kasserers fravær
  • rykke for manglende betalinger
  • følge opdatering af medlemsliste i henhold til oplysninger fra sekretær


Ekstern kasserer.

Aftale ang. ekstern kasserer i Dansk Lagotto Klub.

Klubbens eksterne kasserer er Ilse Hjelmsted Pedersen.

  • varetage foreningens konti via homebanking
  • modtage indmeldelser af nye medlemmer fra klubbens sekretær
  • sende opkrævninger ud til nye medlemmer eller gamle
  • sende regninger ud til dem der måtte skylde foreningen penge og sikre at, disse bliver betalt
  • holde regnskab med udgifter til f.eks. porto, leje af lokale, udgifter til merchandise. Ved udgifter
  • over 300 kr., som ikke er vanlige, udveksles sikkerheds sms med bestyrelsens kasserer før udbetaling
  • holde regnskab med indtægter, herunder medlemskontingenter og indtægter fra arrangementer
  • betalinger fra medlemmer ift. arrangementer via foreningens aktivitetskonto eller MobilePay
  • lave regnskab for det forgangene år og budget
  • lave budget baseret på input fra bestyrelse og udvalg for det kommende år og fremlægge dette på generalforsamlingen
  • sørger for, at der findes bilag for alle foreningens indtægter og udgifter
  • deltager på bestyrelsesmøder efter bestyrelsens ønske
  • fremlægger regnskab på klubben generalforsamling


Bestyrelsesmedlem

Hvad der måtte være ønske om, kan medlemmet træde ind og varetage disse opgaver. Herunder planlægning og koordinering af diverse arrangementer i samråd med de faste udvalg.

 


Suppleantens opgaver er at:

  • træde ind i bestyrelsen som erstatning for afgået bestyrelsesmedlem. Træder suppleanten ind i stedet for en konstitueret person, har suppleanten ikke nødvendigvis dennes post, og konstituering forekommer på bestyrelsesmøde, hvor man når til enighed om poster
  • ved indtrædelse i bestyrelsen overtages valgperioden fra den person der erstattes (ifølge vedtægterne)
  • at indtræde i bestyrelsen, hvis et bestyrelsesmedlem i en længere periode vil være væk fra bestyrelsen. Dette afgøres af bestyrelsen i samråd med medlemmet der ønsker orlov
  • efter ønske at kunne deltage i bestyrelsesmøder med taleret, dog uden stemmeret. Denne gruppe kaldes storbestyrelsen

Om ønsket kan suppleanterne få tilsendt dagsorden og referat fra alle besstyrelsesmøderne, så de kan holde sig orienteret om bestyrelsens arbejde

Suppleanter kan deltage i udvalg eller aktiviteter i klub regi, da alt frivilligt arbejde er kærkommen og indsigten for klubbens arbejde fremmes