Dansk Lagotto Klub

Specialraceklub for Lagotto Romagnolo under DKK

Bestyrelse har p.t. følgende arbejdsfordeling

Bestyrelsens hovedopgave er at:

 

  • være loyale overfor de beslutninger, generalforsamlingen har truffet og lede foreningen mellem generalforsamlingerne
  • sikrer, at der er sammenhæng mellem foreningens formål og aktiviteter
  • sikrer, at vedtægterne overholdes
  • styrer økonomien og udarbejder og følger op på budgetter
  • sikrer, at foreningen lever op til sine forpligtelser overfor medlemmer og frivillige 
  • sikrer, at medlemmer har indsigt i og indflydelse på foreningen
  • repræsenterer foreningen over for omverdenen
  • engagere flere medlemmer i udvalg, arbejdsgrupper og lignende
  • fungerer som arbejdsgiver, hvor omfang måtte være nødvendig evt. ved aftaler med løn
  • støtte op om udvikling og uddannelse, der måtte fremme og tilgodese klubbens aktiviteter


Gældende for alle bestyrelsesmedlemmer:

  • skal være medlem af DKK
  • vælges normalt for 2 år
  • er med til at fordele arbejdsområder, når bestyrelsen har konstitueret sig
  • varetage forespørgsler vedr. lagottoracen. Evt formidle kontakt i denne henseende
  • sikrer, at der tages initiativ til nye tiltag i foreningens aktiviteter, alt ud fra foreningens målsætning og idégrundlag, og følger op omkring de uddelegerede områder
  • være velinformeret om foreningens drift og status
  • modtage post/mails og følge op på disse, uddelegere om nødvendig og informere om relevante handlinger
  • holde sig orienteret om foreningens hjemmeside og mail-lister
  • være en del af div. aktivitetsudvalg og deltage hvor muligt
  • prioritere bestyrelsens månedlige skypemøder, og komme til generalforsamling


Formandens opgaver er at:

  • ansvarlig for klubbens trivsel
  • ansvarlig ved bestyrelsesmøder og til foreningens andre møder med mindre dette er uddelegeret
  • i et godt samarbejde med DLKs valgte bestyrelse at fordele og uddelegere foreningens tilkommende opgaver, der ikke ligger under allerede fordelte funktioner/opgaver
  • er kontakt til DKK og andre samarbejdspartnere, når ikke andet er aftalt
  • involveret i rammeaftaler der vedrører klubben
  • foretage lokalereservationer efter aftale på bestyrelsesmøder og kendskab til opgaven, med mindre dette uddelegeres
  • udfærdige relevante skrivelser, hvis ikke andet er aftalt i bestyrelsen.
  • udarbejde det årlige budget i samarbejde med intern- og ekstern kasserer til endelig godkendelse på et bestyrelsesmøde – senere på generalforsamling.  
  • ansvarlig for årsberetning på generalforsamling


Næstformandens opgaver er at:

  • indkalder til bestyrelsesmøder med skriftlig dagsorden, som udsendes rettidig med relevante bilag. Næstformanden er ordstyrer på bestyrelsesmøderne
  • er stedfortræder for formanden ved dennes fravær eller ved andre aftaler
  • overtager formandsposten, dersom formanden måtte gå i utide, med mindre anden løsning er aftalt
  • opretholde overblik over foreningens drift, arrangementer, ect.


Sekretærens opgaver er at:

  • tage sig af nye indmeldelser
  • føre medlemsliste og holde denne up to date med info. til klubben kasserer
  • skrive kortfattet beslutningsreferat ved bestyrelsesmøder og generalforsamling
  • sende referat til godkendelse til alle i bestyrelsen inden for 5 dage efter afholdt bestyrelsesmøde
  • lægge referat på klubbens g-drev 
  • offentliggøre mødereferatet på foreningens hjemmeside i samarbejde med webmaster når bestyrelsesmedlemmerne har godkendt referatet
  • stå for nyhedsmails på hjemmesiden i samarbejde med webmaster
  • forestå PR og evt. tegninger af sponsorater i samarbejde med andre i bestyrelsen


Webmasters opgave er at:

  • varetager henvendelser med ansvar overfor bestyrelsen og skal således følge den linje, der lægges af bestyrelsen om hjemmesidens indhold, såvel generelt som konkret.
  • sikre at hjemmesidens oplysninger altid er aktuelle, korrekte og dokumenterede. 
  • holde hjemmesiden ajour
    • lægge div. referater op
    • lægge billeder op
    • lægge informationer om ture og andre arrangementer i klubbens regi op
    • fjerne uaktuelle informationer og lægge dem i arkiv
    • sørge for at fjerne døde link
  • henvendelser fra brugere/medlemmer skal vendes med relevante bestyrelsesmedlemmer for enighed om tilretning
  • foretage korrekturlæsning på materiale, der ønskes, at blive lagt op.
  • holde sig orienteret om opdateringer og liggende på det system hjemmesiden bygger på 

Webmasteren må ikke uden bestyrelsens samtykke ændre i hjemmesidens udformning og indhold ud over ovenstående ønskede funktioner der skal fungere i dagligdagen.

 


Kassererens opgaver er at:

  • er ansvarlig for klubbens regnskab og eksterne kasserer
  • ansvarlig for at der holdes regnskab med udgifter til f.eks. porto, leje af lokale, udgifter til merchandise.
  • ansvarlig for at der holdes regnskab med indtægter, herunder medlemskontingenter og indtægter fra arrangementer, betalinger fra medlemmer ift. arrangementer via foreningens aktivitetskonto eller MobilePay
  • ansvarlig i samarbejde med eksterne kasser at lave regnskab
  • udarbejde det årlige budget i samarbejde med formand og eksterne kasser til endelig godkendelse på et bestyrelsesmøde – senere på generalforsamling med fremlæggelse af dette i tilfælde af ekstern kasserers fravær
  • følge opdatering af medlemsliste i henhold til oplysninger fra sekretær


Ekstern kasserer.

Aftale ang. ekstern kasserer i Dansk Lagotto Klub.

Klubbens eksterne kasserer er Ilse Hjelmsted Pedersen.

  • varetage foreningens konti via homebanking
  • modtage indmeldelser af nye medlemmer fra klubbens sekretær
  • sende opkrævninger ud til nye medlemmer eller gamle
  • sende regninger ud til dem der måtte skylde foreningen penge og sikre at, disse bliver betalt
  • holde regnskab med udgifter til f.eks. porto, leje af lokale, udgifter til merchandise. Ved udgifter
  • ved udgifter som ikke er vanlige eller udgifter i størrelsesordenen 300 kr. eller over, udveksles sikkerheds sms med bestyrelsens kasserer og formand før udbetaling
  • holde regnskab med indtægter, herunder medlemskontingenter og indtægter fra arrangementer
  • betalinger fra medlemmer ift. arrangementer via foreningens aktivitetskonto eller MobilePay
  • lave regnskab for det forgangene år og budget
  • lave budget baseret på input fra bestyrelse og udvalg for det kommende år og fremlægge dette på generalforsamlingen
  • sørger for, at der findes bilag for alle foreningens indtægter og udgifter
  • deltager på bestyrelsesmøder efter bestyrelsens ønske
  • fremlægger regnskab på klubben generalforsamling


Bestyrelsesmedlem

Hvad der måtte være ønske om, kan medlemmet træde ind og varetage disse opgaver. Herunder planlægning og koordinering af diverse arrangementer i samråd med de faste udvalg.

Facebook ansvarlig i henhold til opslag ect.

- andre administratorer er også behjælpelige i tilfælde af uoverensstemmelser er det bedst at kontakte ansvarlig direkte, så beslutninger ikke bliver tvetydige.


Suppleantens opgaver er at:

  • træde ind i bestyrelsen som erstatning for afgået bestyrelsesmedlem. Træder suppleanten ind i stedet for en konstitueret person, har suppleanten ikke nødvendigvis dennes post, og konstituering forekommer på bestyrelsesmøde, hvor man når til enighed om poster
  • ved indtrædelse i bestyrelsen overtages valgperioden fra den person der erstattes (ifølge vedtægterne)
  • at indtræde i bestyrelsen, hvis et bestyrelsesmedlem i en længere periode vil være væk fra bestyrelsen. Dette afgøres af bestyrelsen i samråd med medlemmet der ønsker orlov
  • efter ønske fra bestyrelsen at kunne deltage i bestyrelsesmøder med taleret, dog uden stemmeret.

 

Suppleanter kan som alle andre medlemmer deltage i udvalg eller aktiviteter i klub regi, da alt frivilligt arbejde er kærkommen og indsigten for klubbens arbejde fremmes